Количество сотрудников
54
Сфера деятельности
Модельная школа
Что мы сделали
Настроили разделение по проектам
Поскольку школа успешно работает более чем в 50-ти городах одной из первоочередных задач стало разграничение доступа к данным учеников.
Мы создали отдельный проект на каждый город и указали в нем нужных сотрудников.
При создании задачи эти сотрудники автоматически устанавливаются в качестве исполнителей или участников задачи, что позволяет им видеть только своих учеников.
Результат: администраторам удобно управлять доступами к задачам
Реализовали формирование листа посещаемости
Раньше преподавателю приходилось заполнять лист посещаемости вручную. Теперь на каждое занятие создается автоматическая задача, в которой указаны все ученики группы. Если кто-то отсутствует, преподаватель просто удаляет его из занятия и формирует актуальный список.
После проведения занятия к задаче прикладывается фото листа посещаемости, подписанного учениками.
Результат: упрощение “переклички” на занятии и удобное хранение подписанных копий
Автоматизировали отправку актов
Акты выполненных работ должны направляться ученикам после каждого 4-го посещенного занятия. Мы настроили автоматическое формирование актов и их отправку на электронную почту.
Подавляющее большинство актов уходит клиентам без какого-либо вмешательства сотрудников. Для случаев, когда при отправке происходит ошибка, мы создали отдельный фильтр задач, который обрабатывается вручную, чтобы ни один акт не был потерян.
Результат: экономия времени на формировании закрывающих документов
Организовали работу со съемками
По мере прохождения обучения для учеников проводятся учебные фото- и видеосъемки. Перед нами стояла задача организовать удобную систему учета присутствующих на съемке учеников и результатов съемки.
Для съемок мы подготовили отдельный шаблон задачи. При старте нового курса рассчитываются плановые даты съемок и создаются соответствующие задачи. В случае необходимости дополнительные съемки можно добавить вручную.
В каждой съемке автоматически добавляются ученики и далее уже педагоги отмечают, присутствовал ли ученик на съемке. После завершения съемки в задачу добавляются ссылки на готовые материалы.
Результат: все итоги проведенных съемок можно видеть в одном месте и при необходимости выводить в отчет
Внедрили процесс согласования смет
Выделение бюджета на каждый филиал происходит только после согласования экономистом.
Мы настроили автоматическое создание задач-смет, в котором сотрудники филиала могут указать все расходы, которые планируются на следующую неделю и отправить на согласование.
После согласование сметы филиалу выделяется финансирование, за которое они отчитываются по итогу недели, прикладывая к задаче подтверждающие документы.
Результат: прозрачность планирования и согласования расходов. Передавать и хранить закрывающие документы стало намного удобнее.
Распределение оплат от Робокассы
Ранее платежи от Робокассы вносились вручную, так как нужно было проверить несколько параметров, чтобы найти нужного ученика среди всех филиалов. Мы настроили автоматическое распознавание платежей: если в результате поэтапной проверки ученик найден — зачисляем платеж ему. Если же ученика найти не удалось, сотрудники обрабатывают платеж вручную.
Результат: снижение нагрузки на сотрудников при обработке платежей