Автоматизация работы с проектами | Taktik
01/3

Автоматизация работы с проектами

Запрос

Разработка системы для ведения проектной и работы со спринтами, совещаниями и внутренними задачами.

Количество сотрудников

28

Сфера деятельности

Разработка проектно-сметной документации для строительных объектов

Что мы сделали

Настроили создание проекта по шаблону

В настроенной нами системе можно создать проект по шаблону с планируемым расчетом времени по каждой из задач проекта в зависимости от параметров объекта (этажность, площадь и проч.).

Результат: Значительно ускорился процесс анализа проекта. Созданная структура задач и этапов позволяет наглядно контролировать ход выполнения проекта

Реализовали учет рабочего времени сотрудников

В каждой задаче сотрудник указывает время, затраченное на ее выполнение. Данные анализируются руководством каждую неделю с помощью отчета. Подготовленный нами отчет суммирует время по разным типам задач и выводит общее значение в каждой группировке.

Результат: руководитель получил инструмент для анализа рабочего времени сотрудников

Упростили контроль нагрузки на сотрудников

В ПланФиксе есть стандартный функционал срочности, который делает одни задачи более приоритетными, чем другие.

Мы с помощью API считаем количество срочных задач, которые находятся в работе у сотрудника и не позволяем назначить на него еще одну задачу, если их количество больше 3.

Результат: Постановщик не перегружает исполнителя срочными задачами и может своевременно пересмотреть приоритеты задач или найти другого исполнителя. Это помогает сохранять не авральный режим работы и выполнять запланированные задачи вовремя

Автоматизировали работу с письмами

Письма, которые поступают на рабочую почту автоматически попадают в CRM ответственному лицу, которое сортирует эти письма по проектам.

При этом, чтобы не отвлекать постоянно сотрудника от основных задач на день, в планировщике они появляются только два раза в день — утром и вечером.

Помимо этого реализовано автоматическое распределение писем по исполнителям в зависимости от отправителя.

Исполнитель видит письма в своем персональном планировщике в том дне, когда письма поступили

Результат: Сотрудники не отвлекаются на каждое новое письмо. Это помогает сконцентрироваться им на своих задачах. Для обработки почты выделено отдельное время, в которое все письма становятся доступными для сотрудников

Настроили процесс планирования спринтов

Каждую неделю сотрудник планируют себе пул задач из бэклога и из задач, которые не успели выполнить на прошлой неделе. Нагрузка на день определяется из план.времени работы над задачей, на день не более 8ч.

Дни планирования- пятница, суббота и воскресение. Поэтому каждый четверг в ночь на пятницу формируется автоматический отчет, который фиксирует, сколько запланированных на этот спринт задач выполнено. Все невыполненные задачи на этот момент считаются перенесенными на следующую неделю.

Дополнительно ведется анализ причин переноса сроков.

Все новые и перенесенные задачи можно видеть в едином отчете:

Результат: процесс планирования спринта стал прозрачнее, так как можно наглядно увидеть все расхождения и переносы задач

Внедрили HR-процессы

При приеме на работу нового сотрудника необходимо создать для него ряд задач. Мы упростили этот процесс, подготовив шаблоны задач и добавив их в отдельный фильтр.

В период адаптации нового сотрудника все его задачи по проекту попадают на проверку ответственным сотрудникам. Есть распределение по проверяющим в зависимости от группы нового сотрудника .

Результат: процесс адаптации новых сотрудников стал проще. Теперь есть понятный чек-лист задач, которые необходимо выполнить при принятии нового сотрудника.
Новый сотрудник тоже чувствует себя увереннее:

знает что все его задачи в период адаптации проходят дополнительную проверку и опытные сотрудники помогут и не дадут совершить ошибку

понимает с какими материалами ему нужно ознакомиться для работы в первую очередь;

Напишите нам

Оставьте описание своей задачи и мы предложим решение на бесплатной консультации